Planificar: La planificación consiste en examinar el presente y futuro para 1. Formular los escenarios de la empresa, en caso de que se observen incertidumbres de alto impacto que pueden alterar los objetivos y estrategias de la empresa y 2. Actualizar el modelo de negocio y programar las actividades estratégicas que lo componen. En esta función es necesario superar la tradición de considerar un “entorno indiscriminado”, más bien, según la metodología que aplicamos en nuestros talleres in company, distinguir seis Anillos de Entorno: Internacional, Macroeconómico y Político Nacional, Cadena Sectorial, Mercado, la Organización y el del Liderazgo y Armonía Interna. Nuestra experiencia indica que cada uno de esos anillos merece un análisis particular porque puede presentar factores de alto impacto y alta incertidumbre, que merecen escenarios específicos a ser manejados por los departamentos responsables del anillo correspondiente. De esta manera, los escenarios que recomendamos no son sólo “macro” y manejados por el CEO y Planificación, sino que bajan en cascada, por anillo, y son manejados por todos los gerentes involucrados.

Organizar: Definir cómo se llevará a cabo ese plan de acción y con qué estructura de recursos materiales y humanos para lograr los objetivos establecidos. La clave de esta función es adecuar la estructura a la estrategia; no dejar que “la forma tradicional de hacer las cosas” se imponga por inercia y distorsione la estrategia.

Coordinar: Conectar y armonizar cada actividad estratégica para que sus acciones estén alineadas con los objetivos del negocio. Por eso las reuniones periódicas de seguimiento del plan con la asistencia de los diversos responsables de cada actividad estratégica son indispensables si se quiere mantener un rumbo estratégico de mediano y largo plazo, en vez de ir “como vaya viniendo, vamos viendo”.

Controlar: Supervisar para corroborar que lo que está realizando el equipo sigue el plan establecido y el cumplimiento de las metas por actividad estratégica. Así se puede 1. identificar posibles desviaciones y subsanarlas o 2. ajustar el plan si hay cambios de escenario para la empresa.

Dirigir: Para que el personal alcance el máximo rendimiento, es preciso que el CEO y sus supervisados inmediatos motiven y estimulen a los equipos para alcanzar las metas planeadas y mantener una unidad de acción. Dirección es Liderazgo y éste tiene como objetivos fundamentales mantener la vigencia del plan, la organización adecuada para cubrir sus estrategias, la armonía del equipo que le permitirá alcanzar las metas con la mayor sinergia y productividad posible. Entre las funciones de Liderazgo del CEO se destacan:

Planificar para 1. superar el llevar la empresa según “el día a día”, y 2. que dicha planificación sea altamente participativa para que el Plan no sea “de ellos”, sino “de nosotros”; logrando así una máxima identificación y motivación para alcanzar los objetivos fijados por el equipo.

Armonizar la cultura organizacional con las reglas de juego de la sociedad. Vivimos en un mundo en el que predominan unas reglas, no necesariamente modernas ni confesables, mientras que la organización empresarial necesita acercarse lo más posible a los patrones de organización de una sociedad moderna, pluralista, competitiva, cooperadora y transparente.

Armonizar los intereses de la empresa con los intereses de los diversos actores relacionados con ella (“stakeholders”): colaboradores, clientes, suplidores, distribuidores, entes reguladores, etc. El CEO, aún siendo accionista de la empresa, no puede enfocarse solamente en remunerar a los propietarios, tiene que mantener todos los intereses motivados, o se le trabará la “rueda”.

Desarrollar un estilo de liderazgo democrático y, dentro de éste, un liderazgo transformacional orientado a lograr que 1. Cada colaborador esté satisfaciendo su vocación y no simplemente “haciendo un trabajo”, y 2. Que cada colaborador crezca en inteligencia emocional para poder trabajar en equipo. El mejor símil de estos retos es una orquesta, en la que cada participante tiene que ser un virtuoso, pero todo el conjunto está de acuerdo en tocar una sola partitura (el Plan).

En definitiva, estas funciones de la administración y del CEO son el eje transversal: Aunque el negocio disponga de todos los recursos adecuados, de nada le servirá si el conjunto no está alineado por un líder, un plan compartido y un seguimiento periódico disciplinado. Como dijo José Mourinho, el laureado entrenador de fútbol, “Mi papel no es enseñar a cada futbolista a jugar fútbol, sino a que jueguen en equipo.”

@joseagilyepes