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Archivos digitalizados minimizan los fraudes

La gestión documental aumenta la seguridad de las empresas

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Con un archivo en papel, 90% de los documentos que se consultan no está custodiado apropiadamente ARCHIVO
EL UNIVERSAL
domingo 10 de febrero de 2013  12:00 AM
Mantener los archivos empresariales en papel obstaculiza su desarrollo, reduce la productividad y hace vulnerable la información confidencial.

El tiempo que se pierde es precioso: 80% de los empleados gasta al menos media hora diaria en extraer información en los archivos en papel, mientras que con un archivo digitalizado, esta misma tarea se cumple en 25% del tiempo.

Las ventajas de la digitalización de archivos, llamada Sistema de Gestión Documental, continúan. Con este sistema, se reducen a la mitad los costos de fotocopiado e impresión y se aumenta en 40% la eficiencia en la respuesta a los clientes.

En materia de seguridad empresarial los beneficios son mayores. Según explicó el ingeniero Alejandro Celis, presidente de la empresa de digitalización Grupo Archicentro (www.archicentro.com), los programas de gestión documental ofrecen herramientas para que las empresas se protejan de fraudes, robos y manipulación de información. Con un archivo en papel, 90% de los documentos que se consultan no está custodiado apropiadamente y un promedio de 7,5% de los documentos se pierde. Esto facilita la comisión de delitos por parte de los empleados.

El sistema de gestión documental SCAV, que ofrece el Grupo Archicentro, contiene herramientas de seguimiento y trazabilidad de la actividad de cada usuario en el sistema. Esto permite analizar en tiempo real la bitácora de todos los ingresos al sistema pero, más importante aún, sin importar su formato todos los elementos dejan un rastro electrónico. Las actividades quedan registradas y no se pueden borrar. Así, se puede determinar recorrido, tipo de consulta y operación que se realiza en el sistema.

El sistema registra usuarios, fechas, bases de datos, opciones, horas y acciones que se ejecutan en él. De esta manera, se puede determinar quién modificó un registro; qué información fue modificada en un campo determinado, a qué hora ingresó o salió un usuario del sistema, entre otras variables. En una pantalla se marcan los criterios que se desean consultar como son la fecha, base de datos, usuario, documento, transacciones (e-mail, flujo de trabajo, etc.) y otras opciones como ingreso al sistema, clave incorrecta, bloqueo de clave, inicio de sesión negado y envío.

Los resultados de los parámetros de búsqueda se muestran en una pantalla. Pero el sistema también ofrece información adicional como los datos creados o modificados en un registro. De esta manera, se mostrará por cada campo los detalles referentes al "valor anterior" y al "valor actual".

Las herramientas de seguimiento y trazabilidad han demostrado ser invaluables; esta poderosa herramienta permite controlar y verificar el manejo que se hace de la información. Además, permite que la alta gerencia participe activamente en el control de la seguridad para que ésta no sea monopolizada por otras áreas de la organización. En la práctica, las herramientas de seguimiento y trazabilidad del SCAV han permitido identificar empleados involucrados en situaciones comprometedoras e inclusive prevenir la comisión de un delito.

De la vida real

A modo de ejemplo, Celis cuenta que el SCAV ha logrado desentrañar muchos casos de fraude, tal como sucedió en una empresa que ofrecía un fondo de retiro, en la cual se logró desentrañar una estafa perpetrada por uno de sus vendedores. Un cliente llamó a la empresa para quejarse de que continuamente le cambiaban las fechas de pago de sus cuotas. A la empresa le llamó la atención la queja y comenzaron a investigar; al final, detectaron a un vendedor que había cambiado las fechas de pago de las cuotas a todos sus clientes. El modus operandi era adelantar la fecha de pago con lo cual se terminaba generando una cuota adicional al final del año. La empresa descubrió que el vendedor, en combinación con un cómplice del Departamento de Administración, robaba la cuota adicional que generaba el sistema.

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