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Algunos datos clave para garantizar el éxito de la pareja en su primer trabajo como esposos: complacer a sus invitados.
Por Emil Salazar

¡Nos casamos y vamos a celebrarlo! Esta frase es
muy recurrente entre los comprometidos hoy en día,
y es que a pesar del tiempo, preparativos, esfuerzo y gastos que implica esta decisión, no hay novios que quieran dejar pasar su gran momento por debajo de la mesa.

Decidir la fecha, el lugar y el estilo de la boda; ocuparse de los aros, el vestido, el cortejo, los padrinos o la luna de miel, hay que pensar también en la lista de invitados, la sala de fiesta, el estacionamiento, el banquete, la música, la seguridad y un sinfín de detalles para agasajar a ese grupo de personas tan especiales, que en definitiva serán quienes al final de la velada y luego de esta certifiquen o no: ¡qué boda tan buena!

Es por eso que a continuación ofrecemos a la pareja moderna una serie de datos a tomar en cuenta durante la planificación de su matrimonio, que incluyen esos pormenores que en primer momento no se anotan en la agenda.

Sobre los invitados
y las invitaciones
• A más invitados, mayor organización y acuciosidad en la planificación.
Lo recomendado es establecer un número máximo, tomando en cuenta que seguro se excederá un poco. Familiares, amigos, compañeros de trabajo y compromisos particulares, todos pueden filtrase por grado de contacto, confianza y amistad, o si están o no en la misma localidad.

La experta en organización de bodas y otros eventos, Morella López de Valdez, explica que la lista debe ser
lo más aproximada posible y que la asistencia suele bajar un 10% de lo estimado, dependiendo de la época del año en que se realice la fiesta.

• Actualmente los invitados se convierten en tales por medio de una llamada telefónica, correo electrónico o por vía directa, sin muchas complicaciones.
Sin embargo, no puede faltar la tradicional invitación, sobre todo para
hacerles recordar el día, el lugar y la hora de la celebración.

“Actualmente cuesta un poco conseguir ciertos papeles para la tarjetas, por eso las tipografías demoran más en entregarlas, lo que hay que tomar en cuenta,
al igual que el número exacto de invitados para encargarlas con bastante anticipación” afirma López.

Por más sencilla o elaborada que sea, a la invitación puede anexarse un pequeño plano o mapa personalizado que facilite el acceso a la iglesia y al lugar de la recepción, con algunas ilustraciones de los sitios y en un material acorde con
el de la tarjeta. Según López “hay sitios claves como los hoteles capitalinos, que no requieren mayor explicación, pero sí las direcciones que no están a la mano”.

Igualmente, es viable agregar al anexo algunos llamados como por ejemplo la necesidad de que estén unos minutos antes de la hora oficial de comienzo, indicaciones de estacionamiento o traslado.

• Si la boda es en un sitio vacacional como la playa, el campo o una finca, deberán incluirse en la invitación datos o recomendaciones para el transporte y alojamiento de los invitados. Si la pareja cuenta con el presupuesto y desea cubrir costos de hospedaje a algunos o todos los asistentes, deberá indagar con antelación sobre tarifas especiales para grupos familiares y de amigos, así como notificárselos en la convocatoria.

• Información adicional sobre atracciones, restaurantes, sitios históricos y una mini-agenda cultural no estará de más para los invitados foráneos o para todos, si se trata de ir a festejar en otra ciudad.

“Es obligatorio idear una logística de recepción para quienes vienen de otro país. Dependiendo del presupuesto con el que se cuente, hospedarlos en un buen hotel —o al menos hacer su reservación— y brindarles un gesto de bienvenida en la habitación, que puede ser una cesta de frutas o chocolates” dice la experta. “Luego de la boda, programar una o dos comidas en sitios especiales, alguna visita turística, y estar muy pendiente de ellos porque vienen para ser atendidos” complementa.

• Correo electrónico, CD, llamada telefónica, tarjeta de invitación y anexos; sea cual sea el medio de convocatoria deberá llegar a los invitados por lo menos mes y medio antes, a fin que tomen las previsiones necesarias para acudir al evento.

A los participantes del exterior es importante invitarlos por lo menos tres meses antes, recomienda López, por medio de una tarjeta electrónica similar a la impresa; así ellos podrán programar bien su viaje (boletos aéreos, hoteles, alquiler de auto, cambio de monedas, etc.).

Sobre el banquete
• Lo primero es elegir el lugar para la recepción. “Hoy por hoy en Venezuela escasean las salas de fiesta”, advierte López, “por lo que hay que reservarlas por
lo menos con un año de anticipación, sobre todo para los días viernes, sábados y domingos”.

Lo que se procura es que cuente con
el espacio suficiente para el número
de invitados, ni más ni menos. Si se
meten doscientas personas en un
lugar para cien, se corre el riesgo
de hacerlos sentir apretados o hasta asfixiados; por el contrario, si este grupo
se reúne en un espacio para trescientas personas, lejos de ser íntimo y acogedor podría suceder que se perciban
más espacios vacíos que seres queridos.

Asimismo, aclara López, “no es necesario contar con sillas y mesas para cada grupo de invitados, ya que generalmente el público joven permanece parado, pasada la mitad de la fiesta los adultos empiezan a irse y es poco elegante ver
las mesas vacías; resulta mejor complementar con lounges y mesas de apoyo”.

• En cuanto a la disposición de los invitados, a pesar de la incursión del cuadrado y otros mobiliarios modernos, lo ideal sigue siendo las mesas circulares, no muy grandes, con capacidad para entre ocho y diez personas; así ninguna se sentirá especialmente privilegiada y podrá comunicarse fácilmente con quienes tiene
a su lado y al frente.

Las opciones son infinitas de acuerdo a López: mesas cuadradas y redondas
de varias medidas, de bar, diversidad de ambientes. El mobiliario dependerá únicamente del gusto de los anfitriones, desde salones Luís XV con alfombras persas hasta mesas de vidrio y total minimalismo.

Sobre la ubicación, López comenta que en nuestro país el invitado se siente libre de escoger su mesa e incluso pasar de una a otra, “no debemos limitarlo en ese sentido” señala.

• Conforme van llegando los invitados a la recepción, se les puede ofrecer algún aperitivo mientras los novios arriban y pasan a saludarlos; pero nunca la champaña, dice López: “a los que por alguna razón o imprevisto lleguen antes, el anfitrión puede ofrecerles vino o whisky, hasta que lleguen los novios”.

Por otra parte, si el menú se servirá en las mesas, debe ser menor la cantidad de comensales a la capacidad normal de estas; es decir, en una mesa para diez personas habrá que disponer sillas para ocho.

• Hay que recordar que la comida y la bebida serán uno de los recuerdos más perennes entre los asistentes, por lo que hay que velar por ofrecer un servicio de calidad desde el principio y hasta el final.

No es de extrañar que a la fiesta asistan comensales con gustos muy distintos, algunos vegetarianos, otros con restricciones médicas e incluso culturales o religiosas sobre la comida; es por eso que no suele ser buena idea escoger menús muy arriesgados o innovadores sino más bien optar por diversas alternativas para ellos.

El buffet ha sido relegado por las mini estaciones de comida que dan mayor confort al invitado, según López; “entre variadas opciones —platos calientes, entrecôtes, petit furs, mariscos, ceviches, ensaladas— se dirigirá a lo que sea de su agrado”. La apertura de las estaciones la deciden los anfitriones y puede ser desde el primer momento para que los asistentes degusten de poquito a poquito.

• Para complacer la variedad de paladares también se presenta la opción de combinar comidas o postres típicos de los sitios de origen de los familiares, por ejemplo, o incorporar platos locales, criollos o fuera de lo común.

• La elección del menú está condicionada por la hora en que se realiza la celebración. Si es al mediodía o en la tarde, se sugieren platos fuertes, pero si se efectuara por la noche, deberán ser más ligeros.

• Al hablar de bebidas para la boda, el servicio de bar se impone hoy en día. Antes de contratarlo es importante haber calculado bien el número de asistentes que podrían beber licor.

El bar, como expresa López, puede ofrecer una degustación de bebidas fuertes, dulces, suaves, variedad de cócteles y su función principal es agilizar que los invitados tomen el trago de su agrado cómodamente. “Lo mas delicado es no llevar la hielera ni las bebidas a la mesa, los mesoneros pueden servir o pasar el vino, la champaña y el whisky a los invitados, apartando el bar”, dice.

Para quienes no consumen bebidas alcohólicas hay que prever refrescos, variedad de jugos, ponches o cócteles sin licor, así como suficiente agua mineral de calidad, que igualmente se servirán en la barra.

• Si no se conoce con exactitud el número de invitados que consumen uno u otro tipo de bebida, es preferible colocar un servicio de catering o bar por consumo, que asegurará que degusten la bebida de su preferencia durante toda la fiesta.

Algo más que no se debe olvidar
• Contar con una buena música es la parte más importante para animar la recepción. Sin embargo, hay que tener cuidado con la ubicación de la orquesta, grupo o DJ, ya que no debe entorpecer la circulación ni la interacción entre los invitados por el alto del volumen.

“Las grandes orquestas requieren obligatoriamente que el salón cuente con un escenario apropiado, si no se corre el riesgo de que la música perturbe en vez de agradar” asevera López.

Si el espacio y el presupuesto lo permiten, se pueden conjugar distintos ambientes. Uno para el público joven cerca del escenario y pista de baile donde se escuchará y bailará al son de la banda, y otro más alejado donde el público adulto podrá conversar y disfrutar el menú, sin mucha bulla o con algo instrumental de fondo.

• Para los invitados del extranjero, personas mayores, en situaciones especiales o casos exclusivos se aconseja encomendar a la agencia escogida que reserve, cuidadosamente, entre tres y cinco mesas.

• Sentirse seguros es un aspecto muy importante para los invitados. Es por eso que los anfitriones deben proveerles un lugar de estacionamiento y un cómodo transporte hasta la recepción, y de regreso, si es necesario.

López dice que los grandes salones o quintas para eventos incluyen la seguridad y valet parking dentro del presupuesto, lo que es una gran ventaja y facilidad.

“Hay sitios que tienen problemas de estacionamiento, como por ejemplo los clubes, que usualmente limitan este servicio para sus socios” expresa López. En esos casos, se aconseja contratar una empresa de vigilancia para el resguardo de los automóviles, y si es posible, que ofrezca valet parking para evitar que los invitados caminen largas distancias.

• Para el traslado del cortejo, los padrinos y algunos familiares, alquilar unas vans es una buena opción, de tal manera que no sólo lleguen a tiempo a la iglesia, sino que también se trasladen juntos a la recepción.

Al resto de los invitados y dependiendo del lugar de la recepción, se les puede trasladar en autobuses ejecutivos, apunta López, desde un estacionamiento conocido y seguro donde puedan dejar su vehículo.

• ¿Cómo participar qué regalos quieren los novios? Lo más refinado sigue siendo elaborar una lista de bodas de objetos preescogidos, una excelente solución que actualmente puede dividirse en dos o más establecimientos —dependiendo del número de invitados—, con variedad de obsequios para distintos bolsillos y gustos.

Novios más prácticos que insinúan querer presentes en efectivo no deben olvidar que el delicado cofre, usualmente de plata, debe estar a la vista de los asistentes para facilitarles el cometido.

• Una costumbre europea que ha sido tomada por el venezolano es hacer pequeños regalos o recuerdos para los invitados. No se trata de un obsequio costoso ni voluminoso, las empresas especializadas ofrecen una gran variedad de detalles que suelen tener cierta utilidad práctica: abridores para vinos, CD con fotografías, marcos para fotos, mini-agendas. El regalo puede entregarse junto a la tarjeta de invitación, o durante la celebración, pero no debe ser muy grande para evitar complicaciones a los asistentes.

Para López, entregar una tarjeta de invitación bonita y sencilla, como opta la mayoría de las parejas actuales, es suficiente como recuerdo para los invitados; pero si se desea tener un buen gesto, “una bombonera de plata rellena de almendras, que son símbolo de abundancia, sería un delicado detalle”.

• Agradecer es una labor posterior al evento que habla muy bien de los recién casados. Dar gracias, no sólo por los obsequios sino además por la asistencia de los invitados es el broche de oro que no debe descuidarse. Aunque después de la boda resulta más cómodo, también puede ir haciéndose a medida que se reciban los regalos. Para ello será perfecto enviarles una simple tarjeta con los nombres de los nuevos esposos timbrados y un mensaje escrito a mano.