Inicialmente las funciones de secretaría y archivo estaban dispersas entre el Rector del Colegio y algunos profesores, pero más tarde y desde 1710 se registran ya secretarios colegiales, entre quienes conocemos a Miguel V. Pereira, Pedro Josef Zedillo, Pedro Antunes Pacheco, Joseph Cuvillán, Nicolás Pérez de Pineda y, hasta 1721, el ya señalado Martínez. Posiblemente, muchos de ellos estudiantes del propio Colegio. Las Constituciones del Colegio Seminario de 1698 establecen ya el Archivo como una función propia del Secretario, asignándole la custodia del Libro y Papeles que registraban la vida académica colegial. El 25 de agosto de 1725, el Rector de la Universidad Dr. Francisco Martínez de Porras emitió un Auto de reglamento de las funciones del Secretario en materia de conservación y orden de los papeles del Instituto.

En el Título XXIV de las Constituciones de la Universidad de Caracas para 1727, se creó explícitamente el Archivo Universitario y el Sello de la Universidad: “Estatuimos, que la Universidad tenga su Archivo donde se pongan los libros de los Claustros y de los grados y demás escrituras,”(1) Más tarde, para 1815, observamos que el Visitador Real Dr. José Manuel Oropesa, dejó constancia de la existencia de un Notario Académico, llamado Ildefonso Punzel, como responsable del Archivo, bajo las órdenes del Secretario, que era entonces el Dr. José Ma. García Siverio.

Con la aprobación de los Estatutos Republicanos de la Universidad Central de Venezuela el 24 de junio de 1827, por obra del Claustro Pleno y la promulgación por el Libertador Simón Bolívar, en el Capítulo XVIII y Artículo 214, se establecen las obligaciones del Secretario universitario en términos muy parecidos a los de las constituciones monárquicas anteriores, imponiéndole claramente la custodia del Archivo y el Sello de la Universidad a efectos de poder extender las certificaciones correspondientes.

El siglo XIX afectó considerablemente el estado físico e institucional de la Universidad de Caracas, tanto por las guerras de Independencia (1810-1821), la Guerra Federal (1859-1863), las distintas guerras civiles caudillistas hasta 1899; los terremotos de 1812 y 1900, las intervenciones del poder ejecutivo desde 1874 y la mudanza de la sede de la UCV, desde la casa original frente a la Plaza Mayor hacia el edificio del antiguo Convento de San Francisco desde los años de 1850. Todo ello afectando la conservación de los papeles y documentación de los repositorios universitarios que ya contaban con más de cien años de antigüedad.

Para 1889, bajo el gobierno civil del Dr. Juan Pablo Rojas Paúl se decretó la creación oficial del cargo de Archivero de la UCV, con una asignación mensual de Bs. 400, oo, funcionario que sería el adjunto al Secretario y debía poseer un grado universitario. Ya en el siglo XX, por resolución del poder ejecutivo nacional del 7 de enero de 1725, una vez reabierta la UCV, clausurada entre 1912 y 1922, el Archivero universitario se perfila como un funcionario de alto nivel, especie de subsecretario de la universidad, contando con un personal auxiliar importante para aquella época, como un Mecanógrafo y un oficial de Secretaría.

En la época ya postgomecista, desde 1936 en adelante, el gobierno del Gral. López Contreras por medio del Reglamento de la UCV de 1940, abre las puertas a la recuperación paulatina de la autonomía universitaria y a los proyectos del Rector Dr. Antonio José Castillo de construir la Ciudad Universitaria de Caracas y elevar el cargo de Secretario al rango de autoridad universitaria, dejando el estatus colonial de funcionario de segunda línea. Con la mudanza del Instituto de 1953, desde el antiguo edificio de San Francisco a la moderna Ciudad Universitaria de Caracas, el Archivo de la UCV pasó a ocupar un espacio privilegiado en el propio Edificio del Rectorado, conforme al diseño del arquitecto Carlos Raúl Villanueva. Ya desde 1941 había sido designada en el Archivo de la UCV la Sra. Angelina Gómez Hurtado quien profesionalmente organizó y recuperó los fondos documentales, garantizando su integridad en la mudanza de 1953.

Las gestiones de Secretaría de la UCV entre los años de 1992 y 2000, favorecieron un proceso de modernización automatizada del Archivo ucevista, pero después de 1996 se cometió el grave error de mudarlo hacia un espacio inadecuado en el piso 11 del edificio de la Biblioteca Central, de difícil acceso, bajo el peligro de incendios y robos, y contraviniendo el diseño original de la Ciudad Universitaria por Villanueva. Más tarde, bajo la acertada gestión de la Prof. Elizabeth Marval como Secretaria de la UCV, en 2003 se aprobó la elevación del Departamento de Archivo a la condición de Dirección de Archivo Central, dependencia de la cual me correspondió el honor de ser su primer Director, con la valiosa colaboración del Dr. Ildefonso Leal, el Prof. Luis Zerpa y otros colegas, quienes logramos completar la publicación de los Libros de Egresados hasta 2008, el Boletín No. 10 del Archivo, la formación de la Comisión de Archivos de la UCV, la atención a investigadores nacionales y extranjeros y el dictado de cursos de postgrado conjuntamente con la Facultad de Humanidades y Educación y el apoyo de la gestión de la Prof. Cecilia García Arocha entonces Secretaria de la UCV.

En la actualidad ejerce la Dirección de Archivo el Profesor Tulio Olmos siendo Secretaria de la UCV la Dra. Corina Aristimuño, a quienes deseamos la mejor de las suertes para recuperar el espacio original del Archivo Histórico y su reactivación como centro de investigación de rango internacional, como una vez lo fue.

ANB Cronista Oficial de la UCV

1. Ver: Ildefonso Leal, Cedulario de la Universidad de Caracas 1721-1820, Caracas, UCV, 1965.