EDUARDO CÁMEL ANDERSON

EL UNIVERSAL

Costos al leer. Costos al escribir. Costos al esperar. Otros costos ocultos.

Son todos valores asociados al empleo de una de las más útiles herramientas del momento: el correo electrónico en los lugares de trabajo. Esos costos pueden bajar si se usa el recurso con sentido común y conciencia.

Esto lo explica el publicista venezolano Juan Carlos Jiménez, analista de comunicaciones corporativas, y autor de la obra El e-mail en el trabajo, Manual de Supervivencia y Consejos.

Según su investigación y conclusiones, las empresas tienen mucho que ganar si establecen regulaciones (e-Normas) para el uso eficiente de este recurso, que en algunos casos comprobados ocupa hasta 30% de la jornada laboral de un empleado.

El precio de la tecnología Cograf, la empresa que dirige Jiménez, aplicó en una compañía venezolana una ecuación utilizada en un estudio previo en Gran Bretaña, para determinar el impacto financiero del correo electrónico.

En el caso doméstico, una empresa de 480 empleados, Cograf determinó que el tiempo empleado por los miembros de la organización en leer correos electrónicos laborales es de aproximadamente 4,8 millones de dólares al año (ojo, este no es tiempo perdido, sino una medición preliminar).

No es de extrañar que ante una cifra de tal tamaño la organización se interese en encontrar medidas de ahorro.

Según Jiménez, una mejora de los hábitos corporativos de comunicación escrita implicaría al menos medio millón de dólares en ahorros.

La sopa de letras y números de la ecuación aplicada consiste en multiplicar la cantidad de e-mails recibidos diariamente (excluyendo la basura, y los no laborales) por la sumatoria de los tiempos de lectura y de recuperación de la interrupción, cruzado con el salario diario de los empleados (dividido en minutos) y el número de empleados que usan la herramienta.

Y ese costo final no incluyó el asociado de la escritura, que eleva el impacto total a 9,8 millones de dólares.

Por supuesto que el experto reconoce que estas cifras no se deben extrapolar fielmente a las estructuras de costos de otras compañías, pero conviene en que sirven de referencias válidas para análisis internos.

A los de lectura y escritura deben sumarse aquellos costos que no se ven: El de los equipos y la conexión a Internet, los de seguridad, mantenimiento de redes, soporte técnico, dominio en Internet, y otros tantos.

Agréguense los costos por ineficiencia en manejo del tiempo, y se tendrá, entonces, una verdadera motivación organizacional para optimizar el uso de este útil recurso.

Uso sin abuso Es de entenderse que no haya un manual de ahorros estándar para todas las empresas, como tampoco hay un mismo impacto financiero del uso de e-mails.

No obstante, hay recomendaciones que Jiménez hace como las de oro para empezar a normar esta herramienta.

La primera de ellas es determinar plazos de respuesta escrita a aquellos correos que contengan requerimientos.

Otra sería sensibilizar a los trabajadores respecto al uso del e-mail.

Esto se lograría, por ejemplo, promoviendo que cada empleado analice semanalmente cuantos de sus correos son eficientes al generar el retorno de la respuesta que esperaban.

De ser bajo ese retorno, saberlo les permitirá detectar si es por motivos relacionados con la redacción del e-mail.

Se agrega la difusión de valores de sentido común en el contenido, como evitar las discusiones vía correo, y usar éste sólo para enviar los acuerdos a los que se lleguen, y descargarlos en lo posible de aspectos emocionales, ya que los e-mails que mejor fluyen son justamente los sencillos y directos.

Asimismo, y paradójicamente, conviene que las normas que se establezcan no sean promovidas únicamente por la vía electrónica, ya que se requiere una participación más personalizada, incluyendo a los nuevos miembros de la organización.

Un caso típico de correos ineficientes son los mensajes corporativos relacionados con normas y procedimientos, o de eventos y recordatorios.

Se debe medir allí cuanta atención y lectura reciben y cuantas personas reaccionan explícitamente, entre otras variables de interés.

ecamel@eluniversal.com